Configure seu acesso ao workspace N8N em 3 passos simples.
Passo 1 — Aceite o Convite
Você vai receber um e-mail de convite do N8N no endereço cadastrado. Abra o e-mail e clique em "Set up your n8n account".
Passo 2 — Crie sua Senha
Preencha seu nome e crie uma senha (mínimo 8 caracteres, com pelo menos 1 número e 1 letra maiúscula). Depois clique em "Finish account setup".
Passo 3 — Pronto!
Parabéns! Você já está dentro do N8N. Essa é a tela inicial do workspace. A partir daqui, vamos começar a construir o workflow de automação.
Visão Geral e Recursos
Entenda o problema e as regras de classificação antes de abrir o N8N.
O Problema
A área de cobrança opera hoje com um processo 100% manual, repetitivo e caro. Vejá o fluxo atual:
1
Abrir a planilhaAnalista abre a planilha de controle de pagamentos toda manhã
2
Filtrar clientes em atrasoFiltra linha por linha quem está com pagamento vencido e classifica manualmente
3
Escrever e enviar e-mailsRedige e-mails individuais de lembrete, aviso ou notificação para cada cliente
4
Atualizar status na planilhaVolta na planilha para registrar que o contato foi feito e qual foi a ação tomada
Resultado:6 pessoas dedicadas, custo de R$ 40.000/mes, alta chance de erro humano, atrasos no contato e zero padronização nos e-mails.
Neste exercício, vamos automatizar esse fluxo inteiro com N8N — a automação lê a planilha, classifica quem está em atraso e envia os e-mails certos, sem ninguém precisar clicar em nada.
Regras de Classificação
A automação classifica cada cliente pelo número de dias de atraso:
Vamos criar 3 saídas: uma para cada nível de atraso.
Fluxo CompletoPasso 6 de 11
O que é o Output Name?
Cada regra do Switch gera uma saída (Output). O Rename Output permite dar um nome descritivo a cada saída — assim, quando você olhar o fluxo, vai ver "> 30 dias" em vez de "Output 0". É só pra organização visual, não afeta o funcionamento.
⚠ A ordem importa! Coloque os maiores valores primeiro (30, depois 20, depois 2).
Regra 1 — Inadimplência (> 30 dias)
1
Value 1:
{{ $json['Dias de Atraso'] }}
2
Operation:is greater than | Value 2:30
3
Ative o Rename Output e digite: > 30 dias
Regra 2 — Crítico (> 20 dias)
4
Clique em Add Routing Rule. Mesma configuração: Value 1: (mesma expressão acima) Operation:is greater than Value 2:20
5
Ative o Rename Output e digite: > 20 dias
Regra 3 — Leve (> 2 dias)
6
Clique em Add Routing Rule novamente: Value 1: (mesma expressão) Operation:is greater than Value 2:2
7
Ative o Rename Output e digite: > 2 dias
Imagem N8N
Por que a ordem importa?
O Switch avalia de cima pra baixo e para na primeira regra que bate. Se você colocar "> 2" primeiro, um cliente com 35 dias cairia na regra de lembrete!
Clique na saida Output 2 (Leve) do Switch e adicione um nó Gmail.
2
Conecte sua conta Gmail (Create New Credential > Login Google).
3
Resource: Message | Operation: Send
Imagem N8N
To (Destinatario):
{{ $json['E-mail'] }}
Subject (Assunto):
Lembrete: pagamento pendente - {{ $json['Nome do Cliente'] }}
Message (Corpo do e-mail):
Email Type: Text
Olá {{ $json['Nome do Contato'] }},
Esperamos que estejá bem! Gostaríamos de lembrar que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }} venceu em {{ $json['Data de Vencimento'] }}. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este e-mail.
Se precisar de uma segunda via do boleto ou tiver qualquer dúvida, estamos a disposição.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
Clique na saida Output 1 (Crítico) do Switch e adicione outro nó Gmail.
2
Use a mesma credencial Gmail. Resource: Message | Operation: Send
To:
{{ $json['E-mail'] }}
Subject:
URGENTE: Aviso de negativação - {{ $json['Nome do Cliente'] }}
Message:
Email Type: Text
Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }},
Informamos que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, com vencimento em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, encontra-se em atraso há {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias.
Caso o pagamento não sejá regularizado em ate 5 dias úteis, seremos obrigados a proceder com a negativação do CNPJ junto aos órgãos de proteção ao crédito (SPC/Serasa).
Para regularizar, entre em contato conosco o mais breve possível.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
Clique na saida Output 0 (Inadimplência) do Switch e adicione outro nó Gmail.
2
Mesma credencial Gmail. Resource: Message | Operation: Send
To:
{{ $json['E-mail'] }}
Subject:
Notificação final: débito em aberto - {{ $json['Nome do Cliente'] }}
Message:
Email Type: Text
Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }},
Esta e uma notificação final referente a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, vencida em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, com {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias de atraso.
O débito já foi encaminhado para negativação. Entraremos em contato por telefone para buscar uma solução. Caso deseje negociar antes, responda este e-mail ou ligue para nosso setor financeiro.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
Enquanto você edita, o workflow existe apenas como rascunho — ele não roda automaticamente. O botão Publish publica a versão atual, ativando o workflow de verdade. A partir daí, o Schedule Trigger vai disparar no horário configurado, sem precisar de nenhuma ação manual. Se você editar o workflow depois, as mudanças só entram em vigor quando clicar em Publish novamente.
1
Se tudo estiver correto, clique no botão Publish no canto superior direito.
2
O workflow fica ativo — a partir de agora, todo dia no horário configurado, a automação vai: → Ler a planilha → Filtrar clientes em atraso → Classificar por nível → Enviar os e-mails automaticamente
🎉
Parabéns!
Você acabou de automatizar um processo que antes levava horas por dia.
Copie e cole diretamente no campo "Message" de cada nó Gmail.
🔸 Lembrete (atraso leve > 2 dias)
Olá {{ $json['Nome do Contato'] }},
Esperamos que estejá bem! Gostaríamos de lembrar que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }} venceu em {{ $json['Data de Vencimento'] }}. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este e-mail.
Se precisar de uma segunda via do boleto ou tiver qualquer dúvida, estamos a disposição.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
🔴 Aviso de Negativação (> 20 dias)
Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }},
Informamos que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, com vencimento em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, encontra-se em atraso há {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias.
Caso o pagamento não sejá regularizado em ate 5 dias úteis, seremos obrigados a proceder com a negativação do CNPJ junto aos órgãos de proteção ao crédito (SPC/Serasa).
Para regularizar, entre em contato conosco o mais breve possível.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
🟥 Notificação Final (> 30 dias)
Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }},
Esta e uma notificação final referente a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, vencida em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, com {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias de atraso.
O débito já foi encaminhado para negativação. Entraremos em contato por telefone para buscar uma solução. Caso deseje negociar antes, responda este e-mail ou ligue para nosso setor financeiro.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
Entenda por que precisamos de um agente e o que ele vai fazer.
O Problema
No exercício anterior, automatizamos o envio de e-mails de cobrança. Mas e quando o cliente responde?
1
"Posso parcelar em 3x?"Cliente quer negociar, mas a automação não sabe conversar
2
"Estou passando por dificuldades"Cada situação exige uma resposta diferente — requer julgamento
3
"Já paguei ontem!"Precisa consultar a planilha e registrar a informação
O limite da automação:A automação envia e-mails, mas não sabe conversar. Cada resposta de cliente exige interpretação, consulta de dados e uma decisão — isso precisa de um Agente de IA.
A Solução: um Agente de IA
Vamos criar um Agente de IA que faz o que a automação não consegue:
O ponto de entrada — quando alguém manda mensagem, o fluxo começa.
Fluxo CompletoPasso 2 de 9
1
Clique no + no centro da tela.
2
Busque por Chat Trigger e selecione.
Imagem N8N
3
Em Mode, selecione Hosted Chat.
4
Em Initial Message(s), coloque uma mensagem de boas-vindas:
Initial Message
Olá!
Sou o assistente financeiro da Delta.
Como posso te ajudar hoje? Posso consultar sua situação, negociar prazos ou tirar dúvidas sobre pagamentos.
Dica
Diferente do Schedule Trigger (que roda sozinho), o Chat Trigger espera alguém mandar uma mensagem para começar. Ele também gera uma URL pública onde o chat fica disponível.
O "cérebro" — ele decide o que fazer com cada mensagem.
Fluxo CompletoPasso 3 de 9
1
Clique no + à direita do Chat Trigger.
2
Busque por AI Agent e selecione.
Imagem N8N
3
Você verá o nó com 3 conexões na parte de baixo: Chat Model, Memory e Tool. Vamos preencher cada uma.
Automação vs Agente
A automação segue regras fixas (se X, faça Y). O agente pensa: ele lê a mensagem, decide quais ferramentas usar, e formula uma resposta. É a diferença entre um semáforo e um motorista.
As instruções que dizem ao agente quem ele é e como deve agir.
Fluxo CompletoPasso 5 de 9
1
Clique no nó AI Agent para abrir suas configurações.
2
Em Options, clique em Add Option e selecione System Message.
Imagem N8N
3
Cole o prompt abaixo no campo:
System Prompt — copie e cole no campo System Message
O que é um System Prompt?
É como o "manual de instruções" do agente. Ele define a personalidade (Ana), as regras de negociação, os limites de segurança e como consultar dados. Sem ele, o agente é genérico — com ele, vira um especialista em cobrança.
Dar ao agente a capacidade de consultar os dados dos clientes.
Fluxo CompletoPasso 6 de 9
1
Clique no + abaixo de Tool no nó do AI Agent.
2
Busque por Google Sheets e selecione o tipo Tool (não o nó comum).
Imagem N8N
3
Em Credential, selecione Google Sheets Tester (já cadastrada).
4
Configure: Operation: Get Row(s) Document:Planilha Inadimplência Sheet:Controle de Pagamentos
5
Renomeie o nó para Acessar dados da planilha (clique no nome no topo).
Por que Tool e não nó comum?
Quando você adiciona o Google Sheets como Tool, o agente decide sozinho quando consultar a planilha. Ele lê a mensagem do cliente e pensa: "preciso buscar dados" — e usa a ferramenta.
Clique no botão Test chat (vermelho, no Chat Trigger).
2
Uma janela de chat vai abrir. Teste esta conversa:
Roteiro de teste:
1 — Se apresente
Olá, sou o José Eduardo da Tech Solutions
2 — Peça sua situação
Quero ver minha situação financeira
3 — Negocie
Posso parcelar em 3x?
4 — Confirme
Sim, pode registrar
3
Depois do teste, abra a planilha e confira se a coluna "Negociação?" foi atualizada para o cliente Tech Solutions.
4
Experimente outros cenários! Tente pedir um desconto de 20% (o agente deve recusar) ou perguntar dados de outro cliente (segurança).
Reflexão
Perceba a diferença: a automação envia e-mails sem pensar. O agente entende contexto, interpreta pedidos e toma decisões. São complementares — a automação faz o trabalho repetitivo, o agente lida com o imprevisível.
